Tietojenkäsittelysopimus (DPA)

1. Osapuolet ja roolit

2. Sopimuksen kohde ja kesto

Selvion Oy käsittelee asiakkaan puolesta niitä henkilötietoja, joita asiakas syöttää palveluun, joista tuodaan tietoja pankkiyhteyksien kautta tai jotka syntyvät palvelun käytön, kirjanpidon, laskutuksen, raportoinnin ja tukitoimien yhteydessä.

Sopimus on voimassa niin kauan kuin asiakas käyttää palvelua tai muuten niin kauan kuin henkilötietojen käsittelyä varten on perusteltu tarve palvelun toimittamiseen, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen tai sopimuksen päättämiseen liittyviin toimiin.

3. Käsittelyn tarkoitus

• Kirjanpidon, laskutuksen, kassavirran ja raportoinnin hoito
• Pankkitapahtumien nouto, kohdistus ja täsmäytys
• Ostolaskujen, kuittien ja matkalaskujen käsittely
• ALV-, poisto- ja tilikausiprosessit
• Tuki, virheiden selvitys, auditointi ja tietoturvan ylläpito
• Palvelun kehittäminen, kun se tehdään vain anonymisoidulla tai koottuna muodossa

4. Käsiteltävät tietoryhmät

• Yrityksen perustiedot
• Käyttäjien nimet, sähköpostit, roolit ja käyttöoikeudet
• Kirjanpito- ja talousdata
• Laskut, kuitit, liitteet ja muut tositteet
• Pankkiyhteyksiin liittyvät metatiedot, suostumus- ja lokitiedot
• Tukipyynnöt, virhelokit ja turvallisuuteen liittyvät tapahtumat

5. Rekisteröityjen ryhmät

• Asiakasyrityksen työntekijät ja edustajat
• Yrityksen asiakkaat, toimittajat ja muut liiketoimintaan liittyvät henkilöt
• Pankkiyhteyden kautta palveluun tulevien tietojen taustalla olevat henkilöt siltä osin kuin tiedot liittyvät yrityksen liiketoimintaan

6. Asiakkaan ohjeet

Selvion Oy käsittelee tietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja palvelun käyttöehtojen puitteissa. Asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus luovuttaa ja käsitellä kyseisiä tietoja palvelussa.

7. Alikäsittelijät

Selvion Oy voi käyttää seuraavia alikäsittelijöitä:

8. Kansainväliset siirrot

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU/ETA-alueella. Jos tietoja siirtyy EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siirrossa käytetään soveltuvaa oikeusperustetta, kuten EU:n vakiolausekkeita tai muuta lain sallimaa siirtoperustetta.

9. Tietoturvatoimet

• HttpOnly-istuntoevästeet ja roolipohjainen pääsynhallinta
• HTTPS/TLS-suojatut yhteydet
• Audit-loki keskeisille toiminnoille
• Käyttöoikeuksien rajaaminen tarpeen mukaan
• Varmuuskopiointi ja palautusmenettelyt
• Salasanojen turvallinen tallennus tiivisteinä

10. Tietoturvaloukkaukset

Selvion Oy ilmoittaa asiakkaalle tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun loukkaus on havaittu, ja toimittaa käytettävissään olevat tiedot sovellettavan lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa.

Ilmoitus sisältää vähintään loukkauksen luonteen, arvioidut vaikutukset, tiedossa olevat toimenpiteet ja tarvittaessa suositukset jatkotoimiksi.

11. Avustamisvelvollisuus

• Selvion Oy avustaa kohtuullisessa määrin rekisteröityjen pyyntöjen käsittelyssä
• Selvion Oy avustaa tietosuojavaikutusten arvioinnissa silloin, kun se liittyy Selvio-palvelun käsittelyyn
• Selvion Oy avustaa tietoturvaloukkausten selvityksessä ja dokumentoinnissa

12. Tietojen säilytys, palautus ja poisto

Kun asiakassuhde päättyy, Selvion Oy poistaa, anonymisoi tai palauttaa tiedot asiakkaan pyynnöstä ja sovitussa muodossa, ellei laki tai pakottava säilytysvelvollisuus edellytä niiden säilyttämistä.

Jos tietoja säilytetään lakisääteisen velvoitteen perusteella, ne suojataan ja niitä käytetään vain siihen tarkoitukseen, johon säilytys on välttämätöntä.

13. Tarkastusoikeus ja dokumentointi

Asiakkaalla on kohtuullisessa laajuudessa oikeus pyytää tietoa Selvion Oy:n käyttämistä käsittelytoimista, alikäsittelijöistä ja turvallisuustoimista. Selvion Oy voi rajoittaa tarkastusta, jos se on tarpeen luottamuksellisuuden tai turvallisuuden suojaamiseksi.

14. Vastuut

Asiakas vastaa siitä, että sillä on käsittelyyn lainmukainen peruste ja että sen antamat ohjeet ovat GDPR:n ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisia. Selvion Oy vastaa siitä, että se käsittelee tietoja tämän DPA:n ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

15. Yhteystiedot

Selvion Oy
Kotipaikka: Rovaniemi, Suomi
DPA- ja tietosuoja-asioissa: privacy@selvio.fi

16. Sopimuksen hyväksyminen

Tämä sopimus voidaan hyväksyä sähköisesti esimerkiksi palvelun käyttöönottovaiheessa, asiakasportaalissa, hyväksymällä ehdot painikkeella tai sähköisellä allekirjoituksella. Paperista allekirjoitusta ei lähtökohtaisesti tarvita, ellei asiakas, toimittaja tai soveltuva hankintaprosessi sitä erikseen vaadi.

Sopimus katsotaan hyväksytyksi, kun asiakkaan valtuutettu edustaja on hyväksynyt tämän DPA:n tai kun asiakas on ottanut palvelun käyttöön sitoutuen näihin ehtoihin.

Yhteenvetotietosuojasivu · Täydellinen tietosuojaseloste · Käyttöehdot